Dana Kas Kecil

   A.   ADMINISTRASI DANA KAS KECIL

   1. Pengertian Dana Kas Kecil (Petty Cash Fund)

Pengeluaran kas didalam prakteknya, tidak semua dapat dilakukan dengan menggunakan cek, karena untuk pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil, sangat tidak efektif  bila dilakukan dengan menggunakan cek. Untuk itu perusahaan biasanya membentuk suatu dana khusus yang disebut dengan dana kas kecil ( Petty Cash Fund ).
Soemarso ( 2004 ) mendefinisikan dana kas kecil sebagai berikut :
”sejumlah uang tunai tertentu yang disisihkan dalam perusahaan dan digunakan untuk melayani pengeluaran-pengeluaran tertentu. Biasanya pengeluaran-pengeluran yang dilakukan melalui dana kas kecil adalah pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya tidak besar, pengeluaran-pengeluaran lain dilakukan dengan bank ( dengan cek )”.
Dari kutipan di atas jelas bahwa dana ini hanya diperuntukan bagi pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil yang tidak mungkin dilakukan dengan menggunakan cek. Oleh sebab itu perusahaan perlu menetapkan mata anggaran apa saja yang bisa dibayarkan dengan menggunakan kas kecil, dan mata anggaran apa saja yang tidak bisa dilakukan dengan menggunakan dana tersebut, karena tidak semua pengeluaran yang jumlahnya kecil layak dibayarkan dengan menggunakan dana kas kecil. Tetapi ada perkiraan-perkiraan karena alasan tertentu tidak dibayarkan dengan kas kecil, walaupun jumlahnya relatif kecil.
Dalam sebuah perusahaan yang sudah besar, fungsi dana kas kecil sangatlah penting untuk menunjang kelancaran aktivitas dari perusahaan, karena setiap pengeluaran yang relatif kecil tidak efektif  jika dilakukan dengan menggunakan cek disebabkan penarikan cek memebutuhkan waktu yang lama. Akan tetapi dengan adanya dana kas kecil semua pengeluaran tersebut dapat dilakukan dengan segera. Biasanya pengeluaran yang termasuk dalam dana kas kecil itu sifatnya pengeluaran rutin.

Adapun pengeluaran yang dilakukan dengan dana kas kecil adalah biaya-biaya :
- Biaya makan minum
- Biaya perlengkapan
- Biaya keperluan kantor
- Serta biaya-biaya lainnya.
Karena fungsinya yang demikian penting, maka pada perusahaan yang berukuran menengah besar, dana kas kecil ini sudah merupakan kebutuhan yang mutlak harus ada. Dapat dibayangkan betapa tidak efesiennya apabila dana kas kecil ini tidak disediakan anggarannya oleh perusahan tersebut, karena pada saat akan melakukan pengeluaran uang harus menunggu pencairan cek terlebih dahulu. Tapi kalau perusahaan tersebut menyediakan anggaran bagi dana kas kecil, maka setiap melakukan pengeluaran yang kecil-kecil tidak harus menunggu pencairan cek terlebih dahulu tetapi bisa langsung pembayarannya mengunakan dana kas kecil tadi.
Jumlah dana kas kecil yang tersedia ditangan juga tidak boleh terlalu besar jumlahnya, karena akan menyebabkan sejumlah dana yang menganggur dan juga dapat menimbulkan resiko kehilangan. Dengan adanya dana kas kecil yang jumlahnya sesuai kebutuhan, tentu aktivitas perusahaan dapat berjalan lancar.

    2. Prosedur Pengelolaan Dana Kas Kecil

a.       Pembentukan Dana Kas Kecil

Dana kas kecil dibentuk  (disediakan) berdasarkan surat keputusan kepala bagian keuangan. Dalam perusahaan yang memiliki standar prosedur operasional, semua jenis pengeluaran kas melibatkan Bagian Utang sehingga unit organisasi (bagian) yang terlibat dalam prosedur pembentukan dana kas kecil adalah Bagian Utang, Bagian Kasir, Bagian Jurnal dan Laporan, serta Pemegang Dana Kas Kecil.

b.      Pengeluaran Dana Kas Kecil

Formulir yang digunakan dalam pengeluaran dana kas kecil terdiri atas formulir surat permintaan pengeluaran dana kas kecil dan bukti pengeluaran dana kas kecil. Pihak yang terlibat dalam pengeluaran atau penggunaan dana kas kecil adalah Pengguna (Pemakai) Dana Kas Kecil dan Pemegang Dana Kas Kecil.

c.       Pengisian Kembali Dana Kas Kecil

Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan apabila sisa dana kas kecil dipandang tidak akan cukup untuk memenuhi permintaan bagian-bagian pemakai dana kas kecil. Formulir dan dokumen yang diperlukan dalam pengisian kembali dana kas kecil terdiri atas formulir permintaan pengisian kembali dana kas kecil, formulir bukti pengeluaran kas, dan bukti pengeluaran kas kecil beserta dokumen pendukungnya. Pihak-pihak yang terlibat dalam pengisian kembali dana kas kecil adalah Pemegang Dana Kas Kecil, Bagian Utang, Bagian Kasir, serta Bagian Jurnal dan Laporan.

B.   Mutasi Dana Kas Kecil

1.      Transaksi yang Mengakibatkan Terjadinya Mutasi Dana KAs Kecil

a.       Transaksi pembentukan dana kas kecil sebesar sejumlah menurut keputusan kepala bagian keuangan.

b.      Transaksi pemakaian dana kas kecil melalui bagian-bagian pemakai dana.

c.       Transaksi pengisian kembali dana kas kecil.

2.      Dokumen/Bukti Pengelolaan Dana Kas Kecil

a.       Dokumen/Bukti Penerimaan Kas Kecil

Dokumen/bukti penerimaan kas kecil adalah dokumen yang berkaitan dengan penerimaan kas kecil dari kas besar sebagai penbentukan dana kas kecil.

UD MEKAR JAYA Jl. Gajah Mada No. 36 Semarang

BUKTI PENERIMAAN KAS Sudah terima dar    i : Pemegang Kas Besar                                                                No. BKkM: 025/BKM/XII/10 Uang sebanyak         : Rp. 3.000.000,00 Untuk pembayaran  : Pengisian Kas Kecil               Semarang, 02 Desember 2010 Yang menyerahkan,                           Penerima, ………………….                             …………… TERBILANG : Tiga Juta Ribu Rupiah

b.      Dokumen/Bukti Pengeluaran Kas Kecil

Dokumen/bukti pengeluaran kas kecil adalah dokumen yang berkaitan dengan pengeluaran-pengeluaran kecil yang sering terjadi dalam suatu perusahaan.

UD LESTARI JAYA Jl. Majapahit No. 135 Semarang

BUKTI PENGELUARAN KAS Dibayarkan kepada  : PLN Cabang Majapahit                                                        No. BKkK: 03/BKK/XII/10 Uang sebanyak         : Rp. 400.000,00 Untuk pembayaran  : Rekening Listrik Bulan Desember 2010 Semarang, 02 Desember 2010 Petugas Kas Kecil …………………. TERBILANG : Empat Ratus Ribu Rupiah

c.       Bukti Kas Keluar (BKK)

d.      Permintaan Pengeluaran Kas Kecil (PPKK)

e.       Bukti Pengeluaran Kas Kecil (BPKK)

f.       Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil (PPKKK)

3.      Metode Pencatatan Dana Kas Kecil

Dalam mengelola dana kas kecil ada dua metode yang bisa digunakan yaitu Imprest Fund Method dan Fluctuation Method.

a.      Imperest Fund System (Sistem Dana Tetap)

Dalam sistem ini, kas kecil diupayakan memiliki dana yang tetap, kecuali perusahaan menghendaki perubahan jumlah kas kecil, misalnya perusahaan merasakan kas kecil tidak mencukupi kebutuhan yang diperlukan sehari-hari, maka perlu ada penambahan jumlah kas kecil. Atau perusahaan menganggap kas kecil terlalu besar, maka perlu dikurangi. Sehingga perusahaan perlu membuat kebijakan baru yang berkaitan dengan jumlah kas kecil yang ada di perusahaan, yaitu dengan melakukan penyesuaian untuk menambah atau mengurangi jumlah kas kecil.

b.      Fluctuation Fund System (Sistem Dana Berubah)

Dalam metode ini, jumlah kas kecil tidak harus tetap, tetapi dapat berubah sesuai dengan kebutuhan perusahaan, misalnya pada waktu membuat suatu kebijakan pertama kali perusahaan menetapkan jumlah kecil, kemudian digunakan sesuai dengan kebutuhan perusahaan yang jumlahnya kecil dan kemudian diisi kembali. Jika dalam sistem dana tetap, jumlah pengisiannya harus sebesar kas kecil yang telah digunakan sehingga saldo akhirnya akan sama dengan pada waktu pertama kali kas kecil dibuat, sedangkan dalam sistem dana berubah, jumlah pengisiannya tidak harus sama dengan jumlah yang telah digunakan, tetapi boleh lebih atau kurang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Perbedaan cara pencatatan fluctuation fund system dan imperest fund system:

• System Imperest

Sistem imperest pada saat dibelanjakan tidak perlu dijurnal (no entry), artinya cukup membuat catatan kecil yang tujuannya untuk menghitung jumlah kas kecil yang masih tersedia. Akan tetapi membuat bukti pembayaran dan menyimpannya sebagi bukti. Sehingga apabila suatu saat dana kas kecil diperiksa (petty cash opname), pemegang dana kas kecil dapat mempertanggungjawabkan mengenai sisa yang ada ditambah jumlah bukti pembayaran yang telah dilakukan jumlahnya harus sama dengan dana tetap kas kecil.

• System Fluktuasi

Pada sistem fluktuasi harus dicatat semua jenis pengeluaran yang berasal dari kas kecil.

Pada saat kas kecil diisi kembali :

• System Imperest

Sistem imperest mengklasifikasikan rekening yang sejenis sesuai dengan rekening buku besar. Pengisian kas kecil harus sesuai dengan kebijakan perusahaan, yaitu batas minimum yang harus diisi, sehingga jumlah kas kecil setelah diisi harus sama dengan kas kecil pada saat terbentuk.

• System fluktuasi

Sistem fluktuasi tidak perlu mencapai batas minimum dan jumlahnya tidak perlu tetap. Artinya perusahaan boleh mengisi kapan dan jumlah sesuai dengan kebutuhan kas kecil.

Cara Penjurnalan :

Keterangan                  Imperest fund system      Fluctuation fund system

Saat pengisian atau               Petty Cash                         Petty Cash

pembentukan                               Cash                                 Cash

Pemakaian kas kecil               No entry                           Expense

                                                                                         Petty Cash

Pengurangan kas kecil            Cash                                 Cash

                                                  Petty Cash                       Petty Cash

Penambahan kas kecil             Petty Cash                        Petty Cash

                                                 Cash                                Cash

Pengisian kembali kas kecil     Expense (*                       Petty Cash

                                                 Cash                                Cash

(* : Rekening yang sama dijumlahkan

Prosedur yang perlu dilakukan untuk melaksanakan dana kas kecil, antara lain :

a. Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil
Tahap pertama dalam menetapkan dana kas kecil adalah mentaksir jumlah dana yang diperlukan untuk kas kecil tersebut. Setelah jumlah ini ditentukan kita misalkan sejumlah Rp. 150.000,-, maka akan ditarik selembar cek untuk sejumlah dana tersebut dan dibuat pencacatan untuk dana kas kecil. Ayat jurnal yang harus dibuat adalah sebagai berikut:
Kas kecil Rp. 150.000,-
Kas/Bank Rp. 150.000,-
Pencacatan yang dilakukan pada sistem Imprest Fund dan pada sistem fluctuation adalah sama yaitu dengan mendebet kas kecil dan mengkredit perkiraan kas atau bank ( yang dimaksud kas di sini adalah kas besar ).

b. Prosedur Pengeluaran Dana Kas Kecil
Untuk pengeluaran-pengeluaran yang dilakukan dengan dana kas kecil perlu dibuat bukti pengeluaran kas kecil ( petty cash record ). Dalam hal-hal tertentu tidaklah praktis untuk menggunakan cek/giro bilyet sebagai alat pembayaran seperti untuk pembelian perangko, pembayaran ongkos angkut dan berbagai macam pembayaran lainnya yang jumlahnya relatif kecil. Kwantitas transaksi ini relatif besar dan sifatnya segera. Untuk keperluan tersebut perusahaan mengalokasikan sejumlah kas dalam jumlah tertentu yang disediakan untuk keperluan-keperluan pembayaran yang tidak mungkin dilakukan dengan menggunakan check/Giro bilyet, yang disebut Kas Kecil. Pembentukan kas kecil adalah menyisihkan sejumlah dana untuk keperluan khusus, dengan mentransfer / memindahbukukan sejumlah dana dari rekening kas yang ada di bank.
Salah satu bentuk pengontrolan pengeluaran yang dilakukan melalui kas kecil adalah system imprest. Beberapa ketentuan dalam system ini adalah:
• Kas kecil disediakan untuk keperluan pembayaran yang jumlahnya kecil dan tidak praktis bila dilakukan dengan check. Semua pengeluaran kas kecil dicatat pada buku kas kecil dan hanya diposting ke buku besar sekali saja pada saat pengisian kembali kas kecil.
• Dana yang ditentukan dalam kas kecil harus ditetapkan melelui keputusan manajemen dan tidak boleh melebihi ketentuan tersebut.
• Pengeluaran-pengeluaran kas kecil hanya dapat dilakukan setelah perintah pengeluaran kas telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang.
• Pengisian kembali kas kecil dilakukan secara berkala (misalnya 1 x seminggu), untuk mengganti sejumlah kas yang telah digunakan melalui penarikan tunai dari bank. (tidak boleh dari penerimaan harian). Hal ini perlu dilakukan agar semua penerimaan kas harian selalu sama dengan jumlah yang disetorkan ke bank.
• Karena transaksi pengisian kas kecil adalah mengeluarkan kas untuk membayar transaksi yang telah dibayar melalui dana kas kecil, yang telah disediakan sebelumnya. maka transaksi kas kecil cukup dibukukan satu kali saja pada saat pengisian kembali kas kecil. Sedangkan keterangan lebih rinci mengenai penggunaan kas kecil dicatat pada buku kas kecil yang dicatat secara terpisah dengan buku besar.
*** (Transaksi pengeluaran kas untuk pengisian kas kecil adalah transaksi pengantian dana yang telah dikeluarkan dan dicatat pada pada transaksi pengeluaran kas)

Karakteristik Dasar dari Kas Kecil

1) Jumlahnya dibatasi tidak lebih atau tidak kurang dari suatu jumlah tertentu yang telah ditentukan oleh manajemen perusahaan. Tentunya masing-masing perusahaan menetapkan jumlah yang berbeda sesuai dengan sekala operasional perusahaan (biasanya antara Rp 500,000,- sampai dengan Rp 5,000,000,- )
2) Dipergunakan untuk mendanai transaksi kecil yang sifatnya rutin setiap hari.
3) Disimpan di tempat khusus, entah itu dengan kotak kecil, yang biasa disebut dengan petty cash box atau di dalam sebuah amplop.
4) Ditangani atau dipegang oleh petugas keuangan di tingkatan pemula (Junior Cashier).

Berikut adalah Petunjuk Bagaimana Melakukan Pengelolaan Kas Kecil

1.         Penetapan Batas saldo maksimal dan minimal kas kecil
Di awal pembentukan akun kas kecil, manajemen hendaknya menetapkan nominal yang pasti mengenai saldo minimal dan saldo maksimal atas kas kecil. Seperti telah disampaikan di atas, nominl yang akan ditentukan disesuaikan dengan sekala operasional perusahaan.

2.         Petugas Pelaksana Kas Kecil (Kasir Kas Kecil)
Minimal ada dua petugas pelaksana kas kecil. Mengingat fungsi dari kas kecil yang diperuntukkan untuk mendanai transaksi transaksi kecil yang sifatnya rutin setiap hari, satu orang petugas saja tidaklah cukup. Ketika salah satu kasir kas kecil meninggalkan kantor, entah karena pergantian shift atau karena cuti, hendaknya masih ada petugas kas keci lain yang dapat menggantikannya.
3.         Pengisian Kembali Kas Kecil
Begitu nilai batasan maksimal dan minimal kas kecil telah ditentukan, maka Financial Controller hendaknya memberikan perintah pengisian kepada Kasir Umum (General Cashier) dengan menarik kas dari bank.
Uang diserahkan kepada Kasir kas kecil. Setelah jumlah fisik dana kas kecil selesai dihitung hendaknya dilakukan serah terima resmi, dimana Kasir Kas Kecil menandatangani tanda terima atas dana Kas Kecil yang diserahkan sekaligus sebagai tanda serah terima tanggung jawab atas dana kas kecil tersebut.
Kasir Kas Kecil wajib mentaati ketentuan batas saldo maksimal dan minimal atas kas kecil. Jika suatu ketika saldo kas kecil mengalami perubahan yang signifikan, maka kasir kas kecil : Mengajukan permohonan pengsian kembali (dalam hal saldo diperkirakan akan melewati batas bawah) kepada Financial Controller, atau melaporkan dan menyerahkan kelebihan dana (dalam hal saldo diperkirakan akan melewati batas atas yang telah ditentukan).

4.      Penggunaan Kas Kecil

Bagian yang membutuhkan, seharusnya mengajukan permohonan kas kecil sebelum melakukan pembelian, dan Kasir Kas kecil hanya boleh mengeluarkan (melakukan pembayaran) Kas Kecil, hanya untuk permohonan pembayaran atau pembelian yang telah mendapat persetujuan dari Financial Controller atau Manajer Keuangan.
5.         Penghitungan Fisik dan Rekonsiliasi Kas Kecil
Pencatatan dan pelaporan kas kecil hendaklah bersifat akurat dan dapat dipertanggungjawabkan, untuk itu setiap pembukaan diawal jam kerja dan penutupan di akhir jam kerja operasional perusahaan, hendaknya selalu dilakukan penghitungan fisik. Untuk kemudian di cocokankan dengan catatan kas kecil atau lebih dieknal dengan rekonsiliasi kas kecil.
Jika ditemukan perbedaan antara fisik dan akas kecil dengan catatan yang ada, maka perbedaan tersebut hendaknya dilaporkan kepada Financial Controller, jika sudah di approve, maka mintalah bookkeeper melakukan adjustment atas perbedaan tersebut.

C.   Laporan Mutasi Dana Kas Kecil

Laporan mutasi dana kas kecil merupakan suatu bentuk pertanggungjawaban penggunaan dana kas kecil selama periode tertentu. Laporan mutasi dana kas kecil memuat informasi saldo awal kas kecil, penggunaan/pengeluaran kas kecil yang disertai bukti penggunaannya, selisih kas kecil pada periode tertentu, serta pengisian kembali kas kecil.

PT ANTIKA RAYA Laporan Mutasi Kas Kecil Bulan April 2010 1)       Saldo awal pembentukan kas kecil, 1 April 2010                                                                         Rp  6.000.000,00 2)       Pengisian kembali dana kas kecil bulan April 2010 ·         BKK No. 4127                                                                                                               Rp  4.400.000,00  + Jumlah kas tersedia selama bulan April 2010                                                                        Rp 10.400.000,00 3)       Pengeluaran dana kas kecil bulan April 2010 Bukti pengeluaran kas kecil : ·         BPKK No. 2785                        Rp  2.750.000,00 ·         BPKK No. 2786                        Rp  1.050.000,00 ·         BPKK No. 2787                        Rp     600.000,00 ·         BPKK No. 2788                        Rp  3.500.000,00 ·         BPKK No. 2789                        Rp     800.000,00    +                                                            Rp  8.700.000,00 Permintaan pengeluaran kas kecil ·         PPKK No. 4090                        Rp     890.000,00     + Jumlah kas pengeluaran bulan ini                                                                                           RP  9.590.000,00 - 4)       Sisa dana kas kecil tanggal 30 April 2010                                                                                      Rp     810.000,00

Mengelola Kartu Piutang

A.  PENGELOLAAN KARTU PIUTANG

1.    Pengertian Piutang

             Piutang merupakan tagihan perusahaan terhadap pihak ketiga yang timbul karena adanya suatu transaksi. Pada dasarnya piutang dapat dikelompokkan menjadi 3 jenis, yaitu :

a.    Piutang dagang (account receivable), adalah tagihan perusahaan kepada pelanggan sebagai akibat adanya penjualan barang atau jasa secara kredit.

b.    Piutang wesel/wesel tagih (notes receivable), adalah piutang berupa perjanjian tertulis debitur kepada kreditur untuk membayar sejumlah uang yang tercantum dalam surat perjanjian tersebut pada waktu tertentu di masa yang akan datang.

c.    Piutang lain-lain (other receivable), terdiri atas macam-macam tagihan yang tidak termasuk dalam piutang dagang maupun piutang wesel.

2.    Prosedur Pencatatan Piutang

a.    Kartu Piutang, merupakan catatan akuntansi berupa buku pembantu yang berisi rincian mutasi piutang perusahaan kepada tiap-tiap pelanggannya.

KARTU PIUTANG
No. Rekening :				Lembar ke    :
Nama             :				Syarat           :
Alamat           :				Batas Kredit  :
Tanggal	Keterangan	Fol	Mutasi			Saldo
			Debet		Kredit	Debet	Kredit

b.    Buku jurnal yang diperlukan dalam catatan akuntansi, antara lain :

·         Jurnal penjualan

Tanggal	No. Faktur	Nama Debitur/Keterangan	Syarat Pembayaran	Ref	Jumlah
					Piutang (D)	Penjualan (K)

·         Jurnal retur penjualan

·         Jurnal umum

·         Jurnal penerimaan kas

B.  MENGIDENTIFIKASI DATA MUTASI PIUTANG

1.    Menghitung Data Mutasi Piutang

Transaksi penjualan kredit akan berpengaruh positif terhadap saldo piutang, sedangkan retur penjualan, pelunasan piutang, dan penghapusan piutangberpengaruh negative terhadap saldo piutang.

Piutang pelanggan akan didebet di kolom mutasi pada kartu piutang apabila terjadi transaksi-transaksi yang menyebabkan timbul atau bertambahnya piutang. Sebaliknya, piutang pelanggan akan di kredit di kolom mutasi pada kartu piutang apabila terjadi transaksi-transaksi yang menyebabkan berkurangnya piutang. Saldo awal ataupun saldo akhir piutang normal adalah saldo debet.

2.    Membukukan Data Piutang ke Masing-Masing Kartu Piutang

Pengelolaan kartu piutang dilakukan oleh bagian kartu piutang yang berada di bawah bagian akunting. Tugas harian bagian ini adalah mancatat mutasi piutang untuk setiap debitur. Dari kegiatan tersebut, secara periodik harus dapat menghasilkan hal-hal berikutini :

a.    Surat pernyataan piutang untuk dikirim kepada debitur (konfirmasi piutang). Pengiriman surat pernyataan piutang bertujuan untuk konfirmasi piutang kepada debitur, dalam arti untuk penegasan apakah besarnya piutang menurut catatan perusahaan sama dengan besarnya piutang menurut catatan debitur sehingga berfungsi juga sebagai alat pengawasan.

b.    Daftar saldo piutang yang memuat informasi mengenai saldo piutang tiap debitur pada tanggal tertentu. Penyusunan daftar saldo piutang di samping bertujuan untuk mengetahui saldo piutang tiap debitur, juga diperlukan untuk menguji ketelitian pencatatan piutang, yaitu dengan pengecekkan atas kesamaan total saldo piutang menurut kartu piutang  dengan saldo akun piutang pada tanggal yang sama.

c.    Daftar umur piutang yang memuat informasi mengenai piutang tiap debitur yang dikelompokkan berdasarkan usia piutang. Daftar umur piutang sangat diperlukan untuk menganalisis bonafiditas tiap debitur sehingga status kredit masing-masing dapat diketahui.

Contoh kartu piutang.

KARTU PIUTANG
No. Rekening                :212					Lembar ke                : 1
Nama                             : Toko Anggrek					Syarat                       : 2/15, n/30
Aalmat                           : Jl. Bukit Delima No. 214					Batas Kredit             : Rp 10.000.000,00
Tanggal		Keterangan	Fol	Mutasi			Saldo
				Debet		Kredit	Debet	Kredit
2010 Agustus	1	Saldo					0
	6	Faktur No. 311		Rp 4.000.000,00			Rp 4.000.000,00
	11	Bukti No. 304				Rp 2.000.000,00	Rp 2.000.000,00
	18	Faktur No. 318		Rp 7.500.000,00			Rp 9.500.000,00

3.    Melakukan Konfirmasi Saldo Piutang

Konfirmasi adalah surat pernyataan yang berasal dari perusahaan kepada debitur, untuk memberitahukan secara langsung kepada akuntan publik yang memeriksa ikhtisar keuangannya, mengenai benar atau tidaknya saldo piutang pada tanggal tertentu. Terdapat dua jenis surat konfirmasi yaitu :

1.    Konfirmasi Positif

Konfirmasi positif adalah surat konfirmasi yang dikirim oleh akuntan public kepada debitur untuk kemudian diminta mengirim balasannya kepada akuntan public.

2.    Konfirmasi Negatif

Konfirmasi negatif adalah surat konfirmasi yang dikirim oleh akuntan public kepada debitur untuk kemudian diminta mengirim balasannya langsung kepada akuntan public jika tidak setuju atas saldo dalam surat konfirmasi.

Setelah pihak perusahaan mengidentifikasi dan melakukan verifikasi data-data dalam kartu piutang, langkah yang harus dilakukan berikutnya adalah menghubungi debitur untuk mengkonfirmasikan piutangnya. Jenis-jenis surat konfirmasi piutang tersebut, di antaranya :

·         Konfirmasi piutang akhir bulan. Dalam konfirmasi ini, yang diinformasikan kepada debitur hanya saldo akhir bulan tertentu saja.

·         Konfirmasi satuan piutang. Dalam konfirmasi ini, yang diinformasikan kepada debitur adalah saldo awal satu bulan.

·         Konfirmasi elemen terbuka (konfirmasi faktur yang belum terbayar). Dalam konfirmasi ini, yang diinformasikan kepada debitur hanya faktur yang belum dibayar.

Biasanya pihak debitur akan segera mengirim surat balasan. Surat balasan ini berisi persetujuan jumlah saldo piutang atau keluhan jika jumlah saldo piutang tidak cocok dengan jumlah catatan piutang debitur.

C.  KERUGIAN PIUTANG

Untuk tujuan pelaporan, piutang dinilai pada jumlah yang diharapkan dapat direalisasikan atau dapat diterima pembayarannya. Sedangkan bagian yang diperkirakan tidak dapat ditagih lagi, dianggap sebagai kerugian atau beban perusahaan.

1.   Pencatatan Penghapusan Piutang

Pencatatan piutang yang tercantum pada neraca menurut Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan di Indonesia adalah sebesar jumlah piutang yang jatuh tempo dikurangi perkiraan jumlah yang tidak dapat ditagih. Ada dua metode pencatatan penghapusan piutang, yaitu metode langsung (direct write off method) dan metode tidak langsung (indirect write off method/allowance method).

a.    Metode Langsung (Direct Write Off Method)

Menurut metode langsung, setiap piutang dagang yang telah diputuskan untuk dihapuskan langsung dibebankan di kolom debet pada akun Beban Kerugian Piutang atau Kerugian Piutang Tak Tertagih (bad debts expense), dan di kolom kredit pada akun Piutang Dagang.

b.    Metode  Cadangan/Penghapusan Tidak Langsung (Indirect Write Off Method).

Dalam metode ini, setiap akhir tahun dilakukan penaksiran dari jumlah piutang dagang yang kemungkinan tidak dapat ditagih untuk dibentuk akun Cadangan Kerugian Piutang, dengan mendebet Beban Kerugian Piutang dan mengkredit Cadangan Kerugian Piutang.

2.   Penentuan Kerugian Piutang

a.    Penentuan Taksiran Kerugian Piutang Berdasarkan Jumlah Penjualan (Pendekatan Laba Rugi)

Kerugian piutang dihitung berdasarkan persentase tertentu dari penjualan. Mengingat bahwa timbulnya piutang disebabkan oleh penjualan kredit, maka sebaiknya kerugian piutang dihitung berdasarkan penjualan kredit.

Jumlah taksiran kerugian piutang ditetapkan berdasarkan jumlah penjualan dikalikan persentase tertentu. Besarnya persentase ditetapkan dengan cara membandingkan kerugian piutang yang sebenarnya terjadi dengan total penjualan selama periode yang bersangkutan, kemudian diadakan modifikasi dengan mempertimbangkan kemungkinan di masa yang akan datang.

b.    Penentuan Taksiran Kerugian Piutang Berdasarkan Saldo Piutang (Pendekatan Neraca)

Kerugian piutang dihitung berdasarkan saldo piutang dengan cara menyisihkan piutang tak tertagih/cadangan :

a.    Dinaikkan sampai persentase tertentu dari saldo piutang

b.    Ditambah dengan persentase tertentu dari saldo piutang

c.    Dihitung berdasarkan analisis umur piutang

c.    Penentuan Taksiran Kerugian Piutang Berdasarkan Analisis Umur Piutang

Piutang dagang dikelompokkan menjadi piutang yang belum jatuh tempo dan piutang yang telah jatuh tempo. Piutang yang telah jatuh tempo dikelompokkan lagi menjadi beberapa kelompok berdasarkan lamanya tunggakan. Besarnya persentase taksiran kerugian piutang ditetapkan berdasarkan usia tiap kelompok.

D. PIUTANG WESEL (Notes Receivable)

1.   Macam-macam Wesel

Wesel dibedakan menjadi 2 macam, yaitu :

a.    Wesel berbunga, adalah wesel yang mempunyai tingkat bunga yang sudah ditetapkan.

b.    Wesel tanpa bunga, adalah wesel yang bunganya sudah termasuk di dalam jumlah nominalnya sehingga bunga tidak dinyatakan secara eksplisit.

2.   Pencatatan Piutang Wesel (Notes Receivable)

Piutang wesel akan dicatat sebesar nilai sekarang (present value) dari arus kas masa depan yang diharapkan diterima. Nilai sekarang wesel jangka pendek umumnya tidak berbeda dengan nilai jatuh temponya (jika ada selisih jumlahnya tidak material), sehingga untuk wesel jangka pendek umumnya akan dicatat sebesar nilai nominalnya.

3.   Penilaian Piutang Wesel (Notes Receivable)

Piutang wesel jangka pendek dicatat dan dilaporkan pada nilai bersih yang dapat direalisasi yakni jumlah nominalnya dikurangi semua penyisihan yang diperlukan, yaitu besarnya piutang yang diperkirakan tidak dapat ditagih.

4.   Mendiskontokan Wesel

Mendiskontokan wesel adalah meminjam uang ke bank dengan menggunakan wesel sebagai jaminan. Bunga (diskonto) wesel dihitung dengan cara sebagai berikut :

Bunga (diskonto) = Nilai jatuh tempo x Tarif diskonto x Periode diskonto